ESPACIO REQUERIDO
El número de participantes, así como los equipos que han sido comprados, tiene un papel básico a la hora de determinar el espacio físico que va a utilizarse.
Si se trata de grupos de entre 6, 10 ó 15 personas, con equipos del tipo roll about, una sala de juntas con su mobiliario y su decoración habitual, pueden brindar buenas condiciones para llevar a cabo la videoconferencia.
Para grupos de 20 a 30 personas es preciso adecuar espacios especiales o diseñarlos con características específicas. Generalmente, los salones dedicados a videoconferencias tienen mesas fijas para la comodidad de los participantes y soportar los micrófonos, cuyo cableado se integra al diseño del mobiliario y del piso del salón.
LA ILUMINACIÓN
Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y, sobre todo, con una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras en la cara del conferencista o de los participantes.
Es necesario analizar qué tipo de luz se utilizará, teniendo en cuenta que los bombillos incandescentes producen mucho calor, gastan más energía suelen fundirse fácilmente; además, los bombillos fluorescentes producen calor y generalmente son más baratos, pero son los que menos sirven en el ámbito de la fotografía y la televisión porque no producen suficiente luz, suelen titilar, lo cual afecta la imagen que recoge la cámara y la temperatura del color. Ahora, la emisión de luz, roja, verde y azul no es suficiente para que la imagen sea de calidad y los bombillos halógenos (fluorescentes, que contienen unos productos químicos especiales dentro del gas) tienen los mismos defectos que los bombillos incandescentes (calor y alto consumo).
ACÚSTICA
Una sala de reunión ofrece una acústica de buena calidad porque hay diferentes materias (madrea, cortinas, tapete, cuadros en la pared, entre otras) que absorben la reverberación del sonido que se produce cuando sólo hay paredes de cemento y ventanales de vidrio. Conviene evitar que se produzca reverberación del sonido, instalando diferentes elementos en la sala de videoconferencia: cortinas, persianas, tapete, un cielo raso o franjas de cielo raso que escondan los bombillos para producir una luz indirecta. Por último, evitar los ruidos externos.
A continuación el pantallazo del correo enviado a mis compañeros de grupo invitándolos a la videoconferencia, indicando fecha, hora y lugar.
Luego, cada compañero recibió la invitación. 
Aqui estamos el grupo senanortetic en la Videoconferencia: "Los derechos de autor para la creación de empresas en el sector de Teleinformática".
El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA de la Dirección General periodicamente organiza videoconferencias, posibilitando a los usuarios remotos se sientan como si estuvieran en el sitio local. 
PROTOCOLO PARA REALIZAR VIDEOCONFERENCIA TELEFÓNICA CON VARIOS SITIOS UTILIZANDO TELEFONIA IP
La telefonía IP conjuga dos mundos históricamente separados: la transmisión de voz y la de datos. Se trata de transportar la voz, previamente convertida a datos, entre dos puntos distantes. Esto posibilitaría utilizar las redes de datos para efectuar las llamadas telefónicas, y yendo un poco más allá, desarrollar una única red que se encargue de cursar todo tipo de comunicación, ya sea vocal o de datos.
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